Bij veel bedrijven is het snel opzoeken van relatiegebonden informatie een moeizaam en tijdrovend proces. Het Relatiedossier biedt de oplossing en geeft u direct inzicht in alle klantgegevens.
De basis!
Volgens de Syntess filosofie zijn er in basis twee belangrijke gegevenscategorieën. Gegevens die men overal in een softwarepakket gebruikt. Dat zijn met name relaties en artikelen. Of u nu een factuur maakt, een bestelling doet, een project opent of een betaling uitvoert, iedere keer is dat ten name van een relatie, een instantie, debiteur, crediteur, prospect etc. Binnen Syntess Atrium noemen we dat in de verzamelnaam “relaties”. Een relatie kan zowel debiteur, crediteur of een andere rol hebben. Van belang is dat een relatie in de database maar eenmalig voorkomt en dat een mutatie slechts eenmalig hoeft te worden doorgevoerd, bijvoorbeeld bij een adreswijziging.
Efficiënter relatiebeheer
In alle productonderdelen van Syntess Atrium kunnen relatiegegevens worden gebruikt. Denk aan facturatie, correspondentie, orderinvoer, aanmaningen, inkoopfacturen, acties, projecten, contracten en nog veel meer. Voor de invoer van een nieuw document is het ideaal dat de relatiegegevens op allerlei items kunnen worden gezocht en toegepast. Denk aan “op naam, adres, postcode, plaats” etc. Wordt u echter door een relatie gebeld, dan zou u vervolgens afhankelijk van de vraag de betreffende module moeten openen om de vraag van de klant te kunnen doorgronden. Heeft de klant een vraag over een rekening en een werkbon, dan dient u al in twee verschillende onderdelen van het pakket te zoeken. En dat is niet efficiënt! Om die reden heeft Syntess Software een dossierfunctie ontwikkeld.
Klanten sneller helpen
In het relatiedossier komen alle documenten vanuit één relatie uit de verschillende pakketonderdelen op één overzicht samen. Wordt u bijvoorbeeld gebeld, dan gaat u naar het dossier, zoekt snel de relatiegegevens erbij en vanuit de relatie kunt u direct alle informatie van de klant zien. Heeft hij openstaande nota’s, heeft hij offertes of brieven die van belang zijn, staan er bonnen open, is er onderhandenwerk, heeft iemand een actie openstaan, zijn er ingescande ontvangen documenten van de relatie enz. Deze krachtige tool, het Relatiedossier, is een ongelofelijk belangrijk productonderdeel. Niet alleen scheelt het heel veel zoekwerk, de klant kan ook altijd direct te woord gestaan worden. Hierbij krijgt de klant bovendien het gevoel dat u uw organisatie goed op de rit heeft staan. Dat schept vervolgens weer extra vertrouwen.
Alle gegevens in één oogopslag
Het invoeren van nieuwe documenten vindt plaats in de module waar het document betrekking op heeft. Facturen maken in de module Factureren, werkbonnen maken in de module Werkbonnen, offertes maken in de module Brieven etc. Het relatiedossier werkt andersom, gaat uit van de klant en haalt alle klantgerelateerde informatie op uit de verschillende modules en presenteert deze in één overzicht.
Publicatiedatum 14 september 2017